Materi Tentang Administrasi Dana Kas Kecil

Dalam akuntansi setiap pengeluaran perlu adanya manajemen pencatatan keuangan untuk transaksi kas kecil yaitu untuk kebutuhan transaksi dibawah 1 juta. Untuk nominal kas kecil setiap perusahaan berbeda-beda tergantung kebijakan yang ada di perusahaan tersebut.

A. Mendeskripsikan Administrasi Dana Kas Kecil

1. Pengertian Dana Kas Kecil

Dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, biaya kebersihan, dan sebagainya.

2. Perlengkapan dan Peralatan yang Dibutuhkan untuk Pengelolaan Dana Kas Kecil

Buku Jurnal pengeluaran kas, buku jurnal kas kecil, formulir surat permintaan pengisian dana kas kecil, formulir permintaan pengeluaran dana kas kecil, formulir bukti pengeluaran kas, formulir laporan penggunaan dana kas kecil, alat-alat tulis kantor, dan alat-alat hitung manual atau elektronik.

3. Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Dana kas kecil dibentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan.

Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian utang sehingga unit organisasi (bagian) yang terlibat dalam prosedur

pembentukan dana kas kecil adalah bagian utang, bagian kasa, pemegang dana kas kecil,

bagian jurnal.

Adapun prosedur pembentukan dana kas kecil sebagai berikut.

Bagian utang menerima surat keputusan dari direktur keuangan mengenai jumlah dana disisihkan ke dalam dana kas kecil, kemudian bagian utang membuat bukti kas keluar rangkap 3. Dua rangkap bukti kas keluar (BKK) yaitu lembar 1 dan lembar ketiga serta surat keputusan pembentukan dana kas kecil (SK) dikirim ke bagian kasa. Sedangkan lembar kedua BKK dikirim ke bagian buku pembantu yang terkait. Misalnya bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan. Bagian utang kemudian mencatat pembentukan dana kas kecil di dalam register bukti kas keluar dengan jurnal sebagai berikut.

Dana Kas Kecil Rpxxx

Bukti kas keluar yang akan dibayar Rpxxx

Bagian kasa menerima BKK lembar 1 dan ke-3 serta surat keputusan dari bagian utang. Berdasarkan BKK tersebut bagian kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan atas cek. Kemudian cek dan BKK lembar ke-3 diserahkan ke bagian pemegang dana kas kecil. Lembar 1 BKK beserta SK diserahkan ke bagian utang setelah bagian kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukung serta mencatat nomor cek pada BKK.
Bagian utang mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar setelah menerima BKK lembar 1 dan surat keputusan dari bagian kasa. Kemudian BKK lembar 1 dan surat keputusan diserahkan ke bagian jurnal.
Bagian pemegang dana kas kecil menerima cek dan BKK lembar ke-3 dari bagian kasa. Pemegang dana kas kecil menggunakan cek yang sudah diotorisasi untuk menguangkan cek ke bank dan menyimpan uang tunai tersebut sementara BKK lembar ke-3 diarsipkan menurut nomor.
Bagian jurnal setelah menerima BKK lembar 1 dan surat keputusan dari bagian utang mencatat pengeluaran kas dalam register cek berdasarkan BKK lembar 1 kemudian dokumen-dokumen tersebut diarsipkan.

b. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest Fund System

Bagian yang terlibat dalam prosedur ini meliputi bagian pemakai dana kas kecil, pemegang dana kas kecil bagian kasa, bagian jurnal, dan bagian kartu biaya. Adapun prosedur sebagai berikut.

Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK) rangkap 2 dan dikirim kepada pemegang dana kas kecil.
Berdasarkan PPKK 2 rangkap tersebut pemegang dana kas kecil menyerahkan uang kepada peminta, lalu PPKK rangkap pertama dikirim kembali kepada pemakai dana kas kecil bersama dengan penyerahan uang tunai, dan PPKK rangkap ke-2 diarsipkan sementara menurut abjad.
Bagian pemakai dana kas kecil menerima PPKK lembar pertama dan diarsipkan sementara menurut nomor. Kemudian mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung serta membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK), selanjutnya PPKK yang diarsipkan sementara bersama dokumen pendukung (DP) dan BPKK dikirim kepada pemegang dana kas kecil.
Pemegang dana kas kecil memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil berdasarkan DP, PPKK rangkap pertama dan BPKK. Kemudian ketiga dokumen tersebut diarsipkan sampai saat pengisian kembali kas kecil.
PPKK rangkap ke-2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas dan diarsipkan secara permanen oleh pemakai dana kas kecil berdasarkan nomor.

c Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest Fund System

Unit organisasi (bagian) yang terlibat dalam prosedur ini yaitu pemegang dana kas kecil dan

bagian utang. Prosedur pengisian kembali kas kecil sebagai berikut.

Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kembali kas kecil dengan formulir Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PP3K) rangkap 2 yang dilamiri dengan BPKK dan DP kemudian diserahkan ke bagian utang.
Berdasarkan dokumen-dokumen tersebut bagian utang membuat BK sesuai dengan jumlah yang dicantumkan dalam PP3K. BKK dibuat 3 rangkap. BKK dicatat dalam register BKK oleh bagian-bagian utang. BKK rangkap 1 dan ke-3, PP3K lenibar ke-2, BPKK dan DP diserahkan ke bagian kasa. Sementara BKK lembar ke-2 dan PP3K lembar pertama diserahkan ke bagian kartu biaya.
PP3K lembar pertama dicatat dalam register bukti kas keluar dilampiri BKK oleh bagian utang.
Bagian kartu biaya mencatat pengeluaran kas dari BKK lembar kedua dalam kartu biaya sedangkan PP3K lembar kedua diarsipkan menurut nomor.
Bagian kasa menerima dokumen-dokumen yang dikirim dari bagian utang, kemudian membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan orientasi atas cek berdasarkan BKK. Cek dan BKK lembar ketiga diserahkan kepada pemegang dana kas kecil untuk diuangkan dan disimpan kemudian cek dan BKK lembar ketiga diarsipkan menurut tanggal. BKK lembar pertama, PP3K, BPKK, dan DP diserahkan ke bagian jurnal setelah bagian kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya serta mencatat nomor cek pada BKK.
Bagian jurnal mencatat pengeluaran kas dalam register cek, kemudian BKK dan dokumen pendukung lainnya diarsipkan secara permanen.

d. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Fluctuating Fund Balance System

Unit organisasi (bagian) yang terlibat adalah pemakai dana kas kecil, pemegang dana kas kecil, bagian jurnal, dan bagian kartu biaya. Prosedur pengeluaran kas kecil dengan imprest fund system dan dengan fluctuating fund balance system terdapat perbedaan. Berikut prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dengan fluctuating fund balance system.

Pemakai dana kas kecil membuat PPKK rangkap 2 kemudian diserahkan ke bagian pemegang dana kas kecil.
Berdasarkan PPKK 2 rangkap tersebut pemegang dana kas kecil menyerahkan uang kepada peminta kemudian PPKK rangkap pertama dikirim kembali ke bagian pemakai dana kas kecil bersama dengan penyerahan uang tunai dan PPKK lembar kedua di arsip sementara menurut abjad.
Bagian pemakai dana kas kecil menerima PPKK lembar 1 dan diarsipkan sementara menurut nomor. Kemudian bagian pemakai dana kas kecil mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung dan membuat bukti pengeluaran kas kecil. Selanjutnya DP, BPKK, dan PPKK yang diarsipkan sementara tadi dikirim ke pemegang dana kas kecil.
Bagian pemegang dana kas kecil memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil berdasarkan DP, BPKK, dan PPKK yang dikirim bagian pemakai dana kas kecil, serta PPKK yang diarsip sementara. Selanjutnya DP, BPKK, dan PPKK lembar 1 dikirim ke bagian jurnal. Dan PPKK lembar kedua dikembalikan ke pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas untuk diarsipkan secara permanen menurut nomor.
Bagian jurnal menerima dokumen DP, BPKK, dan PPKK lembar 1 dari pemegang dana kas kecil. Berdasarkan BPKK bagian jurnal mencatat pengeluaran dana kas kecil di jurnal khusus (jurnal pengeluaran dana kas kecil). Kemudian ketiga dokumen tersebut dikirim ke bagian kartu biaya.
Bagian kartu biaya mencatat rincian biaya yang dikeluarkan dari dana kas kecil dalam kartu biaya. Kemudian BPKK, PPKK lembar 1, dan DP diarsipkan secara permanen menurut urutan nomor.

Demikian Materi mengenai Memproses Dokumen Dana Kas Kecil serta bagaimana Mendeskripsikan Administrasi dana Kas Kecil, semoga bermanfaat. Jika pembaca blog ini adalah pelajar dan membutuhkan pembahasan materi lainnya silahkan kirimkan email di Laman kontak yang ada di halaman website ini.